Het probleem
Een offerte opmaken kostte gemiddeld 20 tot 30 minuten per aanvraag. Klant stuurt vraag via mail → medewerker leest hem → zoekt de juiste prijzen op in een Excel → opent een Word-template → kopieert de gegevens over → berekent totaal + btw → maakt PDF → mailt terug. Bij 15 aanvragen per week: 5 tot 8 uur werk, elke week opnieuw.
Het gaf ook ruimte voor fouten: verkeerde prijzen overgetypt, vergeten kortingen, inconsistente lay-out. Klanten wachtten soms een dag op een offerte die eigenlijk direct beantwoord had kunnen worden.
De aanpak
We bouwden een desktop-app op maat die op één plek alles doet: klantgegevens invullen, producten/diensten selecteren uit een centrale lijst, prijzen worden automatisch berekend, en met één klik rolt er een professioneel PDF-document uit dat direct naar de klant kan.
- ✓Centrale databank van diensten en prijzen — 1 plek om aan te passen, overal doorgevoerd
- ✓Klantgegevens automatisch aangevuld op basis van eerdere offertes
- ✓Automatische berekening van kortingen, btw en totalen
- ✓PDF-generatie met de huisstijl van de klant (logo, kleuren, lettertype)
- ✓Historiek van alle offertes doorzoekbaar — nooit meer "wat hadden we die klant beloofd?"
Het resultaat
Klanten krijgen sneller antwoord (wat conversie verhoogt), de medewerker krijgt zijn week terug voor werk dat wél waarde toevoegt, en de zaakvoerder heeft eindelijk een overzicht van alle offertes op één plek.
Gebruikte technologie
Volledig lokaal geïnstalleerd op de PC van de klant. Geen cloud-afhankelijkheden, geen maandelijkse SaaS-kosten, geen datalek-risico's.
Wat betekent dit voor jouw KMO?
De offerte-generator is één voorbeeld van hoe een simpele workflow enorm veel tijd kan besparen. Bijna elke KMO heeft wel zo'n dagelijkse taak die zou kunnen geautomatiseerd worden maar het gewoon nog niet is:
- ✓Facturen automatisch aanmaken uit tijdsregistratie of leveringen
- ✓Klantvragen via mail automatisch categoriseren en toewijzen
- ✓Documenten (contracten, bestelbonnen) extraheren uit inkomende PDF's
- ✓Interne kennisbank waarin je team antwoorden vindt in seconden
- ✓Koppeling tussen bestaande tools (CRM, boekhouding, e-mail)
Zin om te weten wat er in jouw bedrijf mogelijk is?
Boek een verkennend gesprek. Ik bekijk je huidige workflows en zeg eerlijk wat ik zou automatiseren — én wat je beter zo laat.
Plan een gesprek